Sie arbeiten in wechselnden Teams, vielleicht sogar im Schichtdienst? Sie sind nicht nur im Büro, sondern auch häufig beim Kunden, oder falls Sie in der Pflege tätig sind, beim Patienten? Dann müssen Sie täglich mit vielen Informationen jonglieren.
Aktueller Stand der Dinge, Kunden- bzw. Patienteninformationen, Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Beschwerden, Ideen, Aktionen…
Anrufe, Rückrufe, Papier, Notizzettel, Mails, SMS, Dateien, Pläne…
Wie soll man dabei noch den Überblick behalten? Wie können wichtig Mitteilungen an Kollegen weitergegeben werden? Wie erhält das Back-Office die notwendigen Informationen um tätig werden zu können?
In diesem Beitrag stelle ich Ihnen 4 Strategien vor, wie Sie diese tägliche Informationsflut in den Griff bekommen und gut im Team zusammenarbeiten können.

 

#1 Notieren Sie alles

Ihr Arbeitsalltag ist hektisch. Da kann man schnell mal etwas vergessen. Gegen das Vergessen hilft: aufschreiben.
Insbesondere, wenn Sie die Information an einen Kollegen weitergeben möchten. Eine kurze Notiz, vielleicht nur ein Stichwort und schon wissen Sie wieder, was Sie dem Kollegen noch unbedingt sagen müssen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Notiz auf einem kleinen Zettel notieren, oder in einem Notizbuch. Ob Sie eine SMS schreiben, oder eine E-Mail. Ob Sie anrufen, oder auf die Mailbox sprechen. Hauptsache, die Information wird weitergegeben. Wählen Sie das Medium, das am besten zu Ihrer Tätigkeit passt. Stimmen Sie im Team darüber ab, welche Form Sie gemeinsam nutzen möchten. Achten Sie bitte auch darauf, dass Sie überall (also auch unterwegs) Ihre Notizen aufschreiben können.

#2 Kommunizieren Sie sofort

Insbesondere, wenn Sie eng mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten ist es wichtig, die Information sofort weiterzugeben. Sammeln Sie also Ihre Notizen nicht bis zur nächsten Teambesprechung in einer Woche oder einem Monat.
Dies gilt natürlich auch für Materialbestellungen oder Kundenbeschwerden.

#3 Kurz und knapp

In der Kürze liegt die Würze – sagt der Volksmund. Schreiben Sie also kurz und knapp auf, was getan werden soll. So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Keine Romane, keine Rechtfertigungen. Bleiben Sie sachlich und klar. So kann Ihr Kollege am besten verstehen, um was es Ihnen geht.

#4 Sammeln Sie alles an einem Ort

Wenn Sie in verschiedenen Teams zusammenarbeiten, im Außendienst tätig sind oder auch im Schichtdienst, dann ist es enorm wichtig, dass alle Informationen an einem Ort gesammelt werden. So muss niemand lange suchen und kann sich darauf verlassen, alle Informationen tatsächlich erhalten zu haben. Auch Vertretungen werden dadurch deutlich einfacher.
Dabei ist es egal, ob Sie eine digitale oder eine papiergebundene Lösung finden. Es hängt natürlich auch davon ab, welches Medium Sie für Ihre Notizen gewählt haben (siehe #1). Ein Medienbruch sollten Sie vermeiden, da dieser zusätzliche Arbeit bedeutet und zu zeitlichen Verzögerungen führt.

Zusammenfassung

Außendienst, Schichtdienst und wechselnde Teams stellen eine besondere Herausforderung bei der Weitergabe von Informationen dar. Um dies effizient gestalten zu können, sollten Sie sich im Team zusammensetzen, aktuelle Probleme beleuchten und gemeinsam nach einer Lösung suchen. Einigen Sie sich auf ein Medium, wie Sie schnell und einfach Informationen weitergeben können und finden Sie einen Ort, wo alles zusammenläuft. Es kann sich dabei um eine digitale oder eine papiergebundene Lösung handeln, Hauptsache es passt zu Ihrer Arbeitsweise.

Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.

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